13. Dọn Dẹp Dữ Liệu Số a.k.a Digital Decluttering

Như đã hứa hẹn ở bài đầu tiên trong Project Becoming a Minimalist thì ở post này tớ sẽ chia sẻ về việc dọn dẹp dữ liệu số offline và online. Tớ quyết định chọn đề tài này để viết trước vì ngoài quần áo và mỹ phẩm thì dữ liệu số là thứ tớ nghĩ đến ngay sau khi đã dọn dẹp cơ bản.

Tớ có dự định sẽ viết 1 post tổng hợp sau khi hoàn tất tất cả các bước trong checklist của riêng bản thân (checklist của tớ chỉ để tham khảo cho người đọc thôi, vì tớ nghĩ mỗi người nên tự cá nhân hóa quá trình làm việc của mình dựa vào đặc thù riêng của cuộc sống). Sở dĩ tớ không viết checklist lên blog trước khi làm vì tớ muốn tự mình làm cho tới khi hoàn thành, sau đó mới viết những gì mình rút ra được vào bài tổng kết, cũng nhằm để tránh trường hợp quá trình không thống nhất với những mục tiêu ban đầu. Điểm qua 1 số đặc điểm cá nhân của bản thân thì: tớ hiện đang là sinh viên, độ tuổi 2x, cường độ sử dụng các thiết bị số như laptop, smartphone, camera, ebook reader và các dịch vụ online là khá lớn. Thời gian online trong ngày của tớ cũng khá dài. Ngoài việc giải trí như kiểu xem phim, nghe nhạc, sử dụng internet để liên lạc với mọi người thì tớ rất thích đọc sách (ebook) cũng như tìm kiếm thông tin trên internet về các chủ đề bản thân đang quan tâm. Lượng dữ liệu số được tích cóp trước giờ của tớ rất rất bừa bộn, rất nhiều dư thừa và hoàn toàn vô tổ chức. Tớ thì tin rằng những vật chất ảo này cũng cần phải dọn dẹp và loại bỏ triệt để y như những vật chất thực quanh mình. Đã dông dài, bây giờ tớ sẽ bắt đầu luôn với từng phân mục.

illogical.life
illogical.life

 DỮ LIỆU OFFLINE

Dữ liệu offline như cách tớ gọi bao gồm những dữ liệu (các files) chúng ta giữ trong bộ nhớ của các thiết bị. Cụ thể hơn là các dữ liệu trong ổ cứng máy tính, ổ cứng di động (external hard drive), bộ nhớ điện thoại/ máy ảnh/ máy đọc sách, thẻ nhớ/ usb …
Đây là những dữ liệu thường được tải về trên internet và vì một lý do gì đó chúng ta giữ lại chúng mà hiếm khi dọn dẹp một cách triệt để. Công nghệ phát triển khiến dung lượng nhớ cơ bản cho các thiết bị được tăng lên rõ rệt. Càng ngày chúng ta càng ít quan tâm về khả năng lưu trữ của các thiết bị phổ thông vì chúng đã đáp ứng được gần như toàn bộ nhu cầu của 1 người bình thường. Việc dọn dẹp để có thêm bộ nhớ đã không còn trở nên quá cần thiết nữa.

Cũng như mọi người, tớ cũng hay sử dụng điện thoại để chụp ảnh (camera lại được sử dụng trong các tình huống cần chất lượng ảnh tốt hơn 1 chút). Tớ có khá nhiều ảnh trong điện thoại và thẻ nhớ. Tuy nhiên cũng như những thứ vật chất khác như quần áo, giày dép, có rất nhiều ảnh chụp tớ cũng chẳng bao giờ xem lại. Có lẽ nó cũng đã, ở 1 thời điểm nào đó, hoàn thành nhiệm vụ lưu giữ thông tin của mình. Việc giữ lại chúng ở thời điểm hiện tại hoàn toàn không có ý nghĩa gì với tớ. Những bức ảnh vô thưởng vô phạt được chụp vụng về nham nhở từ cách đây rất nhiều năm hiện vẫn tồn tại trong thẻ nhớ, trong các folder ảnh lẫn lộn chồng chéo mà chưa 1 lần được mở ra hoặc được tìm lại với mục đích cụ thể. Những hóa đơn điện tử, những files pdf xác nhận chuyển khoản đã cũ và không còn giá trị sử dụng vẫn được lưu về và đặt bừa bãi trong các folder tạm thời. Mặc dù xét về mặt vật lý thì 1 cái thẻ micro sd nhỏ xíu 128 Gb có thể giữ hàng ngàn tấm ảnh mà không nặng đến quá 10g. Thế nhưng việc giữ lại chúng dường như lại trở thành mối ràng buộc đối với tớ, trở thành trách nhiệm phải duy trì trạng thái bảo vệ dữ liệu vậy. Có thể về mặt thể xác, tớ chỉ cần 1 cái hộp nhỏ đựng 1 cái thẻ nhớ nhỏ xíu, nhưng về mặt tinh thần, vô hình chung tớ đang buộc mình vào 1 khối lượng thông tin ,,rác” khổng lồ, giống như thể mỗi thời khắc trôi quá, tớ đều vô hình giữ lại bên mình những vật chất bị lãng quên trong quá khứ. Một lượng rác đến từ quá khứ.

Khi bắt tay vào dọn dẹp đống dữ liệu này, tớ đã phải xác định rõ mục đích là chỉ giữ lại những thứ có ý nghĩa nhất với bản thân lúc này. Trong 10, 20 tấm ảnh được chụp liên tục chỉ để lưu lại một buổi đi công viên, một chuyến tàu xa, tớ sẽ hoặc xóa toàn bộ đi vì không có gì đặc biệt nữa, hoặc sẽ chỉ giữ lại 1 đến 2 tấm ảnh duy nhất về sự kiện đó để mang tính chất ghi nhớ. Những buổi sinh nhật, liên hoan, ảnh chụp gia đình tớ cũng chỉ giữ lại 2 tới 3 tấm cho 1 sự kiện. Ảnh đồ ăn, hình chụp mang tính chất ghi chú vào thời điểm đó, screenshots cũng được xóa sạch sẽ. Đối với những tấm ảnh selfie, tớ thường sẽ xóa vì biết chắc mình không sử dụng hay cũng chẳng buồn ngắm lại. Sau khi dọn dẹp tớ chỉ giữ lại 1, 2 tấm ảnh selfie tương ứng với 1 thời điểm nào đó trong quá khứ để có thể nhìn lại sự thay đổi của bản thân. Các ảnh tương tự nhau được loại bỏ. Các hóa đơn và xác nhận điện tử cũng được xóa sau khi tớ đảm bảo chúng ko còn ý nghĩa hay mục đích gì nữa. Những file tài liệu các môn học đã từng thi qua, các bài hát không có hứng thú nghe lại nữa tớ cũng cho vào thùng rác. Vẫn theo như phương châm khi thực hiện phương pháp KonMari, chỉ giữ lại những thứ spark joy thay vì ôm ấp chúng với lối mòn suy nghĩ kiểu just in case.

homeli.co.uk
homeli.co.uk

Hiện tại, sau khi dọn dẹp xong, tớ chỉ giữ lại khoảng 100 tấm ảnh được chụp từ tháng 5 năm ngoái ở điện thoại hiện đang dùng. Điện thoại cũ (đã hỏng) với hàng ngàn tấm ảnh trong bộ nhớ được chụp từ những năm 2012, 2013 tới nay đã được xóa gần như toàn bộ, chỉ giữ lại chính xác 72 tấm cho khoảng thời gian 4 năm vừa qua. Tớ hoàn toàn không có cảm giác tiếc nuối hay hụt hẫng gì khi xóa những hình ảnh đó cả, bởi bản thân tớ biết mình không hề có chút cảm xúc nào với chúng. Trước kia, mỗi khi mở album ảnh ra, tớ phải mất thời gian để lướt qua những tấm ảnh mình không muốn xem chỉ để tìm đến chính xác bức ảnh mình cần. Tớ vẫn bỏ qua việc phải xóa chúng đi trong hàng năm trời chỉ vì phản ứng rất tự nhiên là không nỡ. Nói thật ra bây giờ nghĩ lại, đó chẳng qua là chút sợ hãi be bé trong lòng, phản ứng tự nhiên khi người ta sợ hoặc không quen với việc mất mát 1 cách chủ động mà thôi. Thứ quan trọng tớ rút ra là, dù bức ảnh có giúp chúng ta lưu giữ lại những khoảnh khắc trong quá khứ đi chăng nữa, thì chính bản thân mình mới là người đã trực tiếp sống trong những thứ kí ức đó. Mục đích của bức ảnh là giúp bạn nhớ lại những khoảnh khắc quan trọng chứ không phải ghi lại tất cả những gì đã diễn ra. Tớ đã xóa toàn bộ ảnh của cả chuyến đi dài tới 1 vài thành phố khác, ảnh những buổi tiệc hay gặp mặt những người xa lạ sau khi bản thân thấy không hề có sự kết nối hay kí ức vui vẻ nào khi nhìn lại các sự kiện cũ đó (nói đúng hơn là cảm giác chán ghét). Vậy nên việc xóa đi những kí ức không cần thiết làm tớ thấy rất nhẹ nhõm đầu óc và chẳng có chút tiếc nuối nào cả.

Tiện thể đăng vài hình ảnh cho có phần sống động cái nhỉ, blog gì mà toàn chữ, đọc mỏi mắt quá =))

Hồng hạc ở sở thú Nürnberg. Đây là lần đầu tiên tớ được nhìn hồng hạc ở ngoài đời thật :)))

Sau khi loại bỏ những dữ liệu dư thừa, việc sắp xếp đối với tớ khá nhanh gọn. Sau khi tổ chức lại hệ thống folder, máy tính và điện thoại của tớ đã rất ngăn nắp gọn gàng. Việc tìm kiếm lại cũng rất dễ dàng vì do chính tay mình sắp xếp + không có thông tin dư thừa cản trở giúp tớ biết gần như chính xác cái gì ở đâu. Tớ có 1 tipp khá hay học được trên youtube là, nên tự quy định 1 vòng thời gian cố định để dọn dẹp máy tính. Ví dụ như trong 1 tuần, bạn nên empty thùng rác 1 lần; nửa tháng thì dọn dẹp thư mục download (xóa thứ ko cần nữa, lưu lại những thứ mình muốn giữ lại vào trong hệ thống folder cá nhân); 1 tháng nên kiểm tra xóa phần mềm, ứng dụng không sử dụng đến. Việc này giúp chúng ta giữ mọi thứ luôn gọn gàng và tránh việc quá tải nếu để thời gian kéo dài (giống như việc lau chùi nhà vậy, năng làm 1 chút sẽ giúp công việc nhẹ nhàng. Càng để lâu lại càng lười và ngại làm). Nên nhớ, nên tập thói quen đưa ra quyết định loại bỏ những thứ không cần thiết càng nhanh càng tốt thay vì trì hoãn trong 1 thời gian dài! Tớ coi đây là mấu chốt nhất trong phương pháp KonMari.

DỮ LIỆU ONLINE

Đối với tớ, dữ liệu online bao gồm bookmarks được lưu lại, các tài khoản mạng xã hội, email, các dữ liệu được lưu trên các host (Dropbox, Google Drive…). Nhằm tối giản hóa lại lượng dữ liệu này, tớ quyết định giữ lại bên mình những thứ được sử dụng nhiều nhất và xóa bỏ (nếu có thể)/ làm sạch những thứ không dùng.

  • Bookmarks

Trước giờ dù đã có lần phân riêng folder nọ kia nhưng rút cục sau đó tớ vẫn Cmd + D + Enter để lưu lại 1 trang web vào bookmark, dù chả biết nó lưu vào đâu và cũng hiếm khi nào mở ra lại 1 lần nữa. Khi đọc 1 thứ thông tin hay chúng ta thường có xu hướng nghĩ, ồ có ích thế này phải lưu lại đã, chắc chắn sau này sẽ mở ra đọc lại hoặc cần đến chúng. Nhưng như tớ đã nói, tớ hầu như hiếm khi mở lại, hoặc sau khi cái mục đích sử dụng của tớ nó đã hoàn thành thì những đường link này hoàn toàn vô nghĩa, ko bao giờ đc đụng lại 1 lần nữa. Thế nhưng lúc bắt tay vào dọn dẹp thì tớ vẫn khá choáng váng bởi những thứ mình lưu lại từ năm 2012 (và cũng chả hiểu tại sao lại lưu lại nữa :))) Tớ cũng chả đánh giá gì đâu vì đó cũng chỉ là hành vi, tâm lý điển hình của mỗi người thôi. Tất nhiên là tớ chẳng mất công mở ra đọc lại xem nó là cái gì đâu, cứ thẳng tay xóa gần như 99% luôn hehe. Nhỡ có gì trong đó quan trọng thì sao? Chẳng sao cả. Nếu ngay trong lúc dọn dẹp mà tớ không nghĩ được ra, tớ sẽ xóa thẳng tay. Khi nào cần, tớ sẽ tự google lại. Hiện giờ tớ đã tìm ra 1 cách lưu bookmark hiệu quả hơn, sử dụng Evernote và Pocket.

Update 1: Tớ hiện vẫn đang ấp ủ viết 1 bài cụ thể về giải pháp bookmark thông minh cũng như review ứng dụng Evernote, chưa biết khi nào mới xong. Chừng nào bài được lên sóng tớ sẽ chèn link thêm vào đây. Bài viết của tớ đã lên sóng rồi nhé. Link ở đây.

  • Emails

Screen Shot 2016-02-08 at 18.52.35Trước đây tớ cũng đã từng viết 1 post về việc tớ sử dụng email và có bao nhiêu tài khoản email (khoe là chính) (Link ở đây) Việc sử dụng email thì cũng mang tính chất cá nhân thôi nên tớ cũng không viết nhiều trong mục này. Tớ thì sử dụng email rất nhiều, nhận thông tin chủ yếu là qua email (từ mua sắm, công việc tới học hành, đơn từ, dịch vụ). Từ năm 2012 tớ đã có thói quen gắn nhãn cho toàn bộ email trong inbox 1 cách cụ thể, không chừa 1 cái nào. Tớ check email hàng ngày nên có thư rác tới là tớ xóa ngay lập tức (chỉ tốn có vài giây thôi mà). Bạn trai cũ nói tớ có triệu chứng OCD nhẹ sau khi nhìn thấy hộp thư của tớ (so với cái inbox lúc nào cũng trên 100 thư unread và tất cả lẫn lộn lung tung vào với nhau của người ta). Nói ra không phải khoe khoang vì đây chỉ là thói quen cá nhân thôi chứ tớ không muốn định hướng ai hết. Vì tính chất cuộc sống của tớ có liên quan tới các hoạt động khác nhau và nhiều người khác nhau nên nếu không sắp xếp như vậy tớ sẽ mất rất nhiều thời gian để giải quyết.

Update 2: Tớ dự định sẽ viết 1 bài post nữa về chủ đề “Inbox Zero” – một trường phái sử dụng email gây nhiều tranh cãi mà trong đó tớ là một tín đồ =)) Đây là 1 chủ đề tớ rất muốn chia sẻ vì không thấy có nhiều nội dung (bằng tiếng Việt) được nhắc tới.

  • Danh bạ điện thoại/ lịch sử cuộc gọi/ sms/ host lưu trữ online …

Chủ yếu là làm sạch vì đa số những thứ tớ lưu trữ trên đó cũng hết giá trị rồi, không cần giữ lại nữa.  Tớ thường xóa định kì kiểu cách vài ngày là lại empty thùng rác trên máy tính, xóa lịch sử các cuộc gọi và sms đã đọc xong (và không có giá trị gì để giữ lại), dọn dẹp danh bạ với những số điện thoại của những người tớ không còn liên lạc (hoặc biết chắc họ đã đổi số). Tớ cũng up chỗ ảnh sau khi dọn lên đó như 1 dạng backup dữ liệu. Tớ nhận ra những thứ tớ cần phải back up còn lại rất rất ít. Hóa ra những thứ mình muốn giữ lại không hề nhiều như trước kia vẫn tưởng. Tớ đã không còn phải quan tâm cũng như bị mất tập trung vào những thứ không đáng. Sợi dây ràng buộc giữa tớ và những thứ vô hình càng ngày càng được nới lỏng, thay vì bị phụ thuộc quá nhiều vào chúng. Hiện giờ tớ đã khá tự do và không sợ cái cảm giác mất mát 1 khoản tài sản tinh thần lớn nữa. Đúng theo phương châm ,,Own less – Live more”. Lượng rác thông tin trước kia luôn tạo ra những ồn ào rất vô hình đã biến mất. Những thứ giữ lại bên mình đều đã nằm yên ắng, sạch sẽ và gọn gàng. Nghe có vẻ như là tớ lại thành công tiếp nhỉ :))

Update 3: Vì cũng có hứng thú viết sâu thêm về chủ đề backup – online storage nên tớ cũng sẽ hứa hẹn luôn 1 post về chủ đề này trong 1 tương lai không xa nhé 😀

Bài viết tiếp theo trong quá trình Downsizing của Project ,,Becoming A Minimalist” sẽ lên sóng vào 1 ngày chưa xác định. Hẹn gặp lại các cậu (giả vờ có) trong bài viết tới.

-N-

Subscribe để luôn cập nhật các bài viết mới nhất trên Shameless Monsters nhé!

You may also like

3 comments

  1. Xin chào N,

    Rất vui vì comment của N bên Blog của mình, thật vui vì có người đồng hành trên con đường áp dụng thực hành chủ nghĩa tối giản.

    Chúc N mọi điều tốt đẹp nhất.

    1. Cảm ơn Nam. Hi vọng đọc được nhiều bài viết nữa của Nam về Minimalism. Ủng hộ blog của nhau nhé! ?

  2. chao ban (xin loi khong hieu vi sao khong danh dau tieng Viet hoac paste vao blog cua ban duoc). minh to mo muon biet mot vai noi dung trong checklist cua ban. vi minh cung dang thuc hien song toi gian (minh thich nhat bai nay va bai monotasking cua ban). minh dang bi y tuong

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.

error:
%d bloggers like this: